În prezentul articol voi aborda problema notelor justificative care trebuie întocmite de către o autoritate contractantă în cadrul unei proceduri de atribuire a unui contract de achiziţie publică. În cele ce urmează, voi simboliza prin OUG actul normativ care reglementează achiziţiile publice naţionale şi anume Ordonanţa de urgenţă a guvernului nr. 34/2006 cu modificările şi completările ulterioare, iar prin HG actul normativ Hotărârea de guvern nr. 925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a OUG cu modificările şi completările ulterioare.
În practica achiziţiilor publice, eu am identificat nu număr de cel mult 6 note justificative, pe care persoana responsabilă cu aplicarea procedurii de atribuire a unui contract de achiziţie publică trebuie să le întocmească, denumită în continuare responsabil în achiziţii publice. În cele ce urmează voi încerca să le identific şi în articolele din actele normative în vigoare care reglementează achiziţiile publice la nivel naţional.
Prima notă justificativă se referă la stabilirea valorii estimate, fără TVA, exprimată în lei şi în euro, a contractului de achiziţie publică care urmează să fie atribuit.
[Baza legală: art. 4, alin. (5), lit. c) din HG]
Este vorba de PAAP (Programul Anual de Achiziţii Publice) care trebuie întocmit în trimestrul al patrulea al anului în curs pentru anul viitor. Astfel, în vederea completării coloanei din PAAP referitoare la valoarea estimată, responsabilul în achiziţii publice trebuie să întocmească Nota justificativă privind stabilirea valorii estimate a contractului de achiziţie publică ce urmează să fie atribuit.
Insist asupra acestei prime note justificative, întrucât responsabilii în achiziţii publice fie nu o întocmesc, fie o întocmesc fără a ţine seama de prevederile Cap. II, secţiunea a 2-a din OUG privind “Reguli de estimare a valorii contractului de achiziţie publică”. Pe baza acestei note justificative responsabilul în achiziţii publice va încadra achiziţia în pragurile prevăzute de OUG. Este vorba de pragurile de la art. 19 şi de la art. 124. Trebuie să fac menţiunea că, deşi achiziţia directă de produse, servicii sau de lucrări, nu este o procedură de atribuire, cu ajutorul acesteia se pot atribui contracte de achiziţie publică. Ori, fără a avea o estimare cât mai exactă şi reală a valorii viitorului contract de achiziţie publică ce urmează să fie atribuit, este posibilă încadrarea eronată în procedurile de atribuire, ori defalcarea acesteia pe mai multe coduri CPV.
A doua notă justificativă se referă la alegerea procedurii de atribuire, alta decât regula, care urmează să fie aplicată pentru atribuirea contractului de achiziţie publică.
[Baza legală: art. 5 din HG; art. 144, art. 152, art. 213, alin. (1), lit. e) şi lit. f) din OUG]
Regula prin care o autoritatea contractantă atribuie un contract de achiziţie publică este următoarea: “autoritatea contractantă atribuie contractul de achiziţie publică prin aplicarea procedurilor de licitaţie deschisă sau licitaţie restrânsă”. Prin excepţie de la această regulă, autoritatea contractantă poate atribuit un contract de achiziţie publică şi prin utilizarea procedurilor de atribuire menţionate la art. 18 din OUG. Dar, pentru aplicarea acestor proceduri, responsabilul în achiziţii publice trebuie să întocmească o notă justificativă prin care va menţiona elementele care stau la baza alegerii excepţiei. Un exemplu de cum nu trebuie utilizată nota justificativă privind un contract de achiziţie publică care are ca obiect deszăpezirea drumurilor, este acela în care în pragul iernii se justifică utilizarea procedurii negociere fără publicarea prealabilă unui anunţ de participare, motivând aplicarea procedurii “ca o măsură strict necesară, atunci când perioadele de aplicare a licitaţiei deschise, a licitaţiei restrânse, a negocierii cu publicarea prealabilă a unui anunţ de participare sau a cererii de oferte nu pot fi respectate din motive de extremă urgenţă, determinate de evenimente imprevizibile şi care nu se datorează sub nicio formă unei acţiuni sau inacţiuni a autorităţii contractant”. Cred că poate răspunde oricene la întrebarea: ce eveniment imprevizibil este ca, în pragul iernii să ningă şi să se înzăpezească drumurile şi străzile?
În opinia mea, în cadrul acestei note justificative ar trebui precizat, dacă este cazul, şi motivele obiective referitoare la următoarele aspecte:
A treia notă justificativă se referă la alegerea criteriilor de calificare şi/sau selecţie, care se aplicată pentru atribuirea contractului de achiziţie publică.
[Baza legală: art. 8 din HG; art. 178 din OUG]
Atunci când impune cerinţe minime de calificare referitoare la situaţia economică şi financiară ori la capacitatea tehnică şi/sau profesională responsabilul în achiziţii publice trebuie să fie în măsură să motiveze aceste cerinţe. În opinia mea, responsabilul în achiziţii publice din cadrul autorităţii contractante trebuie să facă dinstincţia între a motiva cerinţele şi a enumera care sunt acele cerinţe. În practica achiziţiilor publice întâlnesc, din păcate, puţine note justificative care într-adevăr justifică cerinţele impuse, prin identificarea eventualelor riscuri la care se expune autoritatea contractantă în atribuirea contractului de achiziţie publică. Odată identificate riscurile, trebuie justificate cerinţele minime de calificare care duc la eliminarea riscurilor ori la diminuarea acestora.
Un element important pe care legiuitorul îl are în vedere în legătură cu alegerea criteriilor de calificare şi/sau selecţie îl constituie publicarea acestora în invitaţia/anunţul de participare, având în vedere principiul transparenţei.
A patra notă justificativă pe care responsabilul în achiziţii publice este obligat să o întocmească, se referă la alegerea criteriului de atribuire, pe baza căruia se va atribui viitorul contract de achiziţie publică.
[Baza legală: Cap. II, secţiunea a 2-a din HG; art. 198 şi art. 199 din OUG]
Criteriul de atribuire a contractului de achiziţie publică poate fi numai:
a) fie oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic;
b) fie, în mod exclusiv, preţul cel mai scăzut.
În practica achiziţiilor publice, chiar pentru consultanţii în domeniul achiziţiilor publice, o problemă o constituie justificarea factorilor de evaluare în cazul aplicării celui de al doilea criteriu de atribuire. În cazul aplicării celui de al doilea criteriu, oferta stabilită ca fiind câştigătoare este oferta care întruneşte punctajul cel mai mare rezultat din aplicarea unui sistem de factori de evaluare pentru care se stabilesc ponderi relative. Factorii de evaluare a ofertei pot fi, alături de preţ: caracteristici privind nivelul calitativ, tehnic sau funcţional, caracteristici de mediu, costuri de funcţionare, raportul cost/eficienţă, servicii post-vânzare şi asistenţă tehnică, termen de livrare sau de execuţie, performanţe, costul serviciilor de întreţinere, costul consumabilelor, costul de întreţinere pe toată durata vieţii, alte elemente considerate semnificative pentru evaluarea ofertelor. Responsabilul în achiziţii publice are obligaţia de a preciza, în mod clar, în invitaţia/anunţul de participare, precum şi în documentaţia de atribuire, factorii de evaluare a ofertei cu ponderile relative ale acestora. Responsabilul în achiziţii publice are obligaţia de a preciza în documentaţia de atribuire algoritmul de calcul sau metodologia concretă de punctare a avantajelor care vor rezulta din propunerile tehnice şi financiare prezentate de ofertanţi.
A cincea notă justificativă pe care responsabilul în achiziţii publice este obligat să o întocmească, se referă la desemnarea în comisia de evaluare a experţilor cooptaţi, care îşi vor prezenta raportul tehnic privind evaluarea ofertelor primite de la operatorii economici.
[Baza legală: art. 73 din HG]
Responsabilul în achiziţii publice are dreptul de a solicita, iar conducătorul autorităţii contractante are dreptul de a decide, cu scopul de a sprijini activităţile de evaluare, desemnarea pe lângă comisia de evaluare a unor specialişti externi, numiţi experţi cooptaţi. Decizia de desemnare a experţilor cooptaţi trebuie să precizeze atribuţiile şi responsabilităţile specifice ale acestora şi să justifice necesitatea participării lor la procesul de evaluare. Atribuţiile şi responsabilităţile experţilor externi cooptaţi sunt precizate la art. 73 din HG. Experţii cooptaţi nu au drept de vot, însă au obligaţia de a elabora un raport de specialitate cu privire la aspectele tehnice, financiare sau juridice asupra cărora, pe baza expertizei pe care o deţin, îşi exprimă punctul de vedere.
A şasea notă justificativă pe care responsabilul în achiziţii publice este obligat să o întocmească, se referă la prelungirea termenului de stabilirea a ofertei câştigătoare.
[Baza legală: art. 200 din OUG]
În termen de 25 de zile de la data deschiderii ofertelor, comisia de evaluare a ofertelor stabileşte oferta câştigătoare, pe baza criteriului de atribuire precizat în invitaţia/anunţul de participare şi în documentaţia de atribuire, dacă oferta respectivă este considerată admisibilă. Dacă procedura de atribuire nu este contestată sau observatorii Unităţii pentru Coordonarea şi Verificarea Achiziţiilor Publice nu recomandă prelungirea acestui termen, termenul se poate prelungi numai o singură dată. Motivele temeinice care au stat la prelungirea termenului se prezintă într-o notă justificativă, aprobată de conducătorul autorităţii contractante care este parte a dosarului achiziţiei publice. Prelungirea perioadei de evaluare se aduce la cunoştinţa operatorilor economici implicaţi în procedura de atribuire, în termen de maximum două zile de la expirarea termenului de 25 de zile de la data deschiderii ofertelor.
Laurenţiu Bogdan NOVĂCESCU
Expert Achiziţii Publice
