Orice activitate este supusă riscurilor. Mai ales cele din proiecte, de orice natură ar fi ele, pentru că aduc inovaţie şi sunt unice prin definiţie.
Riscurile sunt acele evenimente care pot aduce modificări activităţilor pe care le-am planificat.
Modificările pot fi de cost, de durată, de calitate, de performanţă, sau de scop.
Suntem obişnuiţi să ne gândim la riscuri ca fiind evenimente cu impact negativ (ameninţări), însă ele pot fi şi pozitive (oportunităţi). Pentru a fi cât mai concişi, le vom discuta doar pe cele negative.
În planurile noastre riscurile ocupă un rol major. Dacă sunt identificate şi dacă avem strategii pentru ele, atunci şansele de succes ale activităţii noastre şi într-un final ale proiectelor noastre, cresc substanţial.
Pe scurt, Managementul Riscurilor înseamnă:
1. Identificarea Riscului
2. Evaluarea Probabilităţii de producere
3. Evaluarea Impactului în urma producerii
4. Ierarhizarea (Probabilitate x Impact)
5. Strategii pe baza ierarhizării (Evitarea Riscului, Reducerea Riscului, Transferul Riscului, Planul de rezervă, Acceptarea Riscului)
Aşa se face pe scurt Analiza Calitativă a Riscului. În urma acestei analize se poate trece la cea
Cantitativă, pe care am discutat-o într-un capitol anterior, atunci când am vorbit despre arborii
decizionali.
Şi acum să vedem ce reprezintă aceşti paşi şi de ce este importantă ordinea lor.
Identificarea Riscurilor se face cu ajutorul listei de activităţi, care în proiecte rezultă din documentul
fundamental, denumit WBS (work breakdown structure).
Riscurile ”Cunoscute” sunt acelea care au putut fi identificate, iar “Necunoscute” sunt acelea care
nu au putut fi identificate şi care vor avea alocate ”rezerve de management”.
Încadrarea în aceste rezerve este responsabilitatea managerului de proiect şi este negociată cu sponsorul.
Atunci când activitatea, sau proiectul pe care îl desfăşurăm nu este complet nou, cu alte cuvinte dacă avem ceva experienţă, este bine să ne folosim de Lista de Verificare (checklist).
O altă metodă de Identificare a Riscurilor este cea de Brainstorming. Un grup format din persoanele implicate în proiect este reunit într-un birou, într-un interval de timp stabilit anterior şi discută cu privire la ce ar putea merge rău, sau ce oportunităţi ar putea să apară.
Evaluarea probabilităţii de producere a riscului se face pe scale stabilite, cele mai cunoscute fiind
„mic, mijlociu, mare” sau de la 1 la 5. La această evaluare este indicat să participe toate persoanele
implicate în proiect. Pe aceeaşi scală se apreciază şi impactul fiecărui risc asupra proiectului.
În practică se face un tabel cu riscuri, iar în coloana care succede impactul şi probabilitatea se trece
produsul dintre cele două, care va determina rangul fiecărui risc.
În esenţă, această ierarhizare reprezintă „Calitatea” riscului, pentru că dă posibilitatea managerului
să se aplece în mod eficace (diferit de eficient) asupra celor mai importante riscuri.
Cele 5 strategii cunoscute faţă de risc sunt:
1. Evitarea. De multe ori evitarea înseamnă schimbarea planului, pentru a elimina
complet ameninţarea. Cea mai radicală strategie de evitare este închiderea completă a
proiectului. Anumite riscuri, îndeosebi cele care apar la începutul proiectului, pot fi evitate
prin clarificarea cerinţelor şi îmbunătăţirea comunicării.
2. Transfer. Cel mai cunoscut transfer de risc este încheierea unei asigurări. În
schimbul unui sume de bani, riscul este tranferat unei alte părţi. Tot aici se regăsesc şi
garanţiile de participare sau de bună execuţie, mentenanţa, etc. Transferul se poate face şi
prin înăsprirea contractelor, prin specificarea clară a obligaţiilor şi a responsabilităţilor
părţilor, cu penalizări acoperitoare în cazul abaterilor. De exemplu, un contract de
rambursare de costuri poate transfera riscul de cost către cumpărător, în timp ce un contract
cu preţ fix poate transfera riscul către vânzător.
3. Reducere. Este o strategie de răspuns la risc prin care se acționează, pentru a reduce probabilitatea de apariție sau de impact a unui risc. Aceasta implică o reducere a
probabilității și / sau impactul unui risc în limita pragului acceptabil. Luarea de măsuri mai
devreme, pentru a reduce probabilitatea și / sau impactul unui risc care apare, este de multe
ori mai eficientă decât încercarea de a repara prejudiciul după ce a avut loc riscul.
Simplificarea proceselor, efectuarea mai multor teste, sau alegerea unui furnizor mai stabil
sunt exemple de acțiuni de atenuare.
4. Planul de rezervă. Cunosut şi sub numele de ”Plan B”, înseamnă schimbarea
cursului planificat al activităţilor cu un alt plan, în cazul producerii riscului. Presupune o
elaborare meticuloasă şi cel mai important, stabilirea clară a evenimentului declanşator
pentru aplicarea planului, denumit şi „trigger”. Se întocmeşte pentru activităţile de pe
drumul critic.
5. Acceptare. Această strategie se adoptă în cazul în care nu este posibilă sau nu este ”cost –
effective” acţiunea de răspuns. Se foloseşte atunci când impactul şi probabilitatea sunt mici.
Nu se elimină din listă, ci se monitorizează. În practică, pentru aceste riscuri sunt alocate
resurse, pentru a se putea aplica soluţii de diminuare în cazul producerii. Acest tip de
activităţi neplanificate sunt cunoscute sub denumirea de ”workarounds”.
În articolul următor vom discuta şi despre riscurile pozitive despre care am menţionat în
primele rânduri.
Managementul Riscurilor este una dintre cele 10 arii de cunoaştere din Managementul Proiectelor.
Acest articol prezintă doar succint liniile principale ce trebuiesc urmate.
