În prezentul articol voi aborda problema întocmirii Programului Anual de Achiziţii Publice (denumit în cele urmează PAAP).

O primă întrebare care se pune este referitoare la “Cine întocmeşte PAAP”?

În vederea atribuirii contractelor, autoritatea contractantă are obligaţia de a înfiinţa un compartiment intern specializat în domeniul achiziţiilor publice. În măsura în care structura organizatorică a autorităţii contractante nu permite înfiinţarea unui compartiment distinct, această obligaţie se îndeplineşte pe cale de act administrativ al conducătorului autorităţii contractante prin care una sau, după caz, mai multe persoane din cadrul respectivei autorităţi contractante sunt însărcinate cu ducerea la îndeplinire a principalelor atribuţii ale compartimentului intern specializat[1].

            O a doua întrebare care apare ca răspuns la cea dintâi este “Ce se întâmplă dacă nu se constituie compartimentul intern specializat”?

Conform art. 293, lit. u) din OUG nr. 34/2006 cu modificările şi completările ulterioare, neînfiinţarea compartimentului intern specializat în domeniul achizţiilor publice, constituie contravenţie care este sancţionată cu amendă conform actului normativ amintit.

Aş încerca să atrag atenţia asupra “actului administrativ” emis de către conducătorul autorităţii contractante pentru numirea persoanei/persoanelor responsabilă/responsabile cu ducerea la îndeplinire a principalelor atribuţii ale compartimentului intern specializat. Prin acest document conducătorul autorităţii contractante este obligat să nominalizeze cel puţin o persoană care să ducă la îndeplinire atribuţiile în domeniul achiziţiilor publice. În opinia mea, în cadrul acestui act administrativ ar trebui menţionate şi atribuţiile care îi revin persoanei responsabile în domeniul achiziţiilor publice, nefiind suficientă menţionarea acestora în Fişa de post a respectivului angajat.

Am în vedere principiul asumării răspunderii, prin care se înţelege determinarea clară a sarcinilor şi responsabilităţilor persoanelor implicate în procesul de achiziţie publică, urmărindu-se asigurarea: profesionalismului, imparţialităţii şi independenţei deciziilor adoptate pe parcursul derulării acestui proces[2]. Astfel, prin actul administrativ, conducătorul autorităţii contractante va stabili clar şi precis atribuţiile persoanei responsabile în domeniul achiziţiilor publice. Evident că, actul administrativ astfel întocmit trebuie comunicat persoanei/persoanelor în cauză, prin intermediul compartimentul specializat pentru astfel de proceduri interne.

            Cea de a trei-a întrebare se poate formula astfel “Care sunt atribuţiile persoanei responsabile în domeniul achiziţiilor publice”?

Autoritatea contractantă, prin compartimentul intern specializat în atribuirea contractelor de achiziţie publică, organizat conform art. 3041 din OUG nr. 34/2006 cu modificările şi completările ulterioare, are următoarele cinci atribuţii principale[3]:

Se pune problema dacă persoana responsabilă în domeniul achiziţiilor publice îşi duce la îndeplinire singură aceste atribuţii? Răspunsul este categoric NU! Conform prevederilor art. 3, alin. (2) din HG nr. 925/2006 cu modificările şi completările ulterioare, celelalte compartimente ale autorităţii contractante au obligaţia de a sprijini activitatea compartimentului de achiziţii publice ori a persoanei responsabile în domeniul achiziţiilor publice, în funcţie de specificul documentaţiei de atribuire şi de complexitatea obiectului contractului de achiziţie publică care urmează să fie atribuit.

Ca opinie personală, acest lucru este foarte greu de îndeplinit în activitatea reală din cadrul autorităţilor contractante, tocmai datorită principiului asumării răspunderii definit mai sus. Cu alte cuvinte, responsabilul în domeniul achiziţiilor publice se va regăsi în faţa unor probleme care este depăşit din punct de vedere al cunoştinţelor profesionale. Am în vedere probleme din domeniul economic, juridic, financiar, contabil şi nu în ultimul rând din punct de vedere tehnic al obiectului contractului de achiziţie publică care urmează să fie atribuit, de a stabili un Caiet de sarcini clar şi concis. Aici este momentul în care conducătorul autorităţii contractante ar trebui să intervină şi să stabilească sarcini clare, precise şi în scris către celelalte compartimente în vederea aducerii la îndeplinire a obligaţiei mai sus precizată, prin nominalizarea persoanelor din celelalte compartimente ale autorităţii contractante care să ducă la îndeplinire aceste sarcini ori să ia decizia de a achiziţiona servicii de consultanţă.

Cunoaştem foarte bine formularea din Fişa de post conform căreia, formulare pe care eu personal nu o agreez deloc lăsând loc la abuzuri în desfăşurarea activităţii, un angajat “va îndeplini şi orice alte sarcini . . .”. Astfel, orice sarcină transmisă în scris, chiar şi de către conducătorul autorităţii contractante, trebuie îndeplinită cu profesionalism şi imparţialitate de către orice angajat, mai ales în domeniul achiziţiilor publice. Aici am în vedere şi principiul eficienţei utilizării fondurilor, principiu care, în opinia mea, trebuie să călăuzească activitatea oricărui angajat din cadrul autorităţilor contractante. Conform definiţiei dată de către Autoritatea Naţională pentru Reglementarea Achiziţiilor Publice, în Manualul Operaţional pentru Atribuirea Contractelor de Achiziţii Publice, volumul 1 şi 2 din anul 2009, prin eficienţa utilizării fondurilor se înţelege folosirea sistemului concurenţial şi a criteriilor economice pentru atribuirea contractului de achiziţie publică cu scopul de a obţine valoare pentru banii cheltuiţi.

            Aş insista asupra primei atribuţii, prin care persoana responsabilă în domeniul achiziţiilor publice este obligată să elaboreze şi să actualizeze PAAP, pe baza necesităţilor transmise de celelalte compartimente ale autorităţii contractante.

Ce înseamnă acest lucru?

În perioada în care trebuie să se întocmească PAAP, responsabilul în domeniul achiziţiilor publice trebuie să solicite în scris tuturor compartimentelor din cadrul autorităţii contractante, ca până la o dată bine stabilită în timp, să-i fie prezentate necesităţile acelor compartimente. Evident este vorba de necesităţile privind achiziţia publică de produse, servicii sau lucrări, prin care acele compartimente îşi vor duce la îndeplinire sarcinile de serviciu.

Sfătuiesc responsabilii în domeniul achiziţiilor publice să nu întocmească PAAP fără a avea în scris aceste necesităţi ale celorlalte compartimente din cadrul autorităţii contractante.

            A patra întrebare este “Când se întocmeşte, care sunt criteriile de elaborare şi când se definitivează PAAP”?

Am văzut până acum cine trebuie să întocmească PAAP şi care îi sunt atribuţiile. Este evident că, legiuitorul a stabilit un termen clar şi precis până când trebuie întocmit PAAP. Astfel, conform art. 4, alin. (2) din HG nr. 925/2006 cu modificările şi completările ulterioare, PAAP se elaborează într-o primă formă până la sfârşitul ultimului trimestru al anului în curs şi cuprinde totalitatea contractelor/acordurilor-cadru pe care autoritatea contractantă intenţionează sa le atribuie/încheie în decursul anului următor.

Criteriile  de elaborare a PAAP care stau la baza întocmirii acestuia sunt următoarele:

După aprobarea bugetului propriu, autoritatea contractantă are obligaţia de a-şi definitiva PAAP în funcţie de fondurile aprobate şi de posibilităţile de atragere a altor fonduri.

            O ultimă întrebare la care trebuie să răspundem este aceasta ”Ce elemente trebuie să conţină PAAP şi cine îl aprobă”?

PAAP trebuie sa cuprindă cel puţin următoarele informaţii:

PAAP se aprobă de conducătorul autorităţii contractante, conform atribuţiilor legale ce îi revin, cu avizul compartimentului financiar-contabil. Autoritatea contractantă are dreptul de a opera modificări sau completări ulterioare în PAAP, modificări/completări care se aprobă şi se avizează conform celor precizate deja. În cazul în care modificările/completările au ca scop acoperirea unor necesităţi ce nu au fost cuprinse iniţial în PAAP, introducerea acestora în program este condiţionată de asigurarea surselor de finanţare.

Aş atrage atenţia responsabililor în domeniul achiziţiilor publice, să nu întocmească PAAP în funcţie de codul CPV, ci să aibă în vederea necesităţile prezentate de compartimentele din cadrul autorităţii contractante, prin cumularea tuturor acestor necesităţi pe cele trei tipuri de contracte de achiziţie publică (de produse, de servicii şi de lucrări). Astfel, este posibil ca, în cadrul unei necesităţi să existe mai multe coduri CPV. Se elimină riscul de a nu respecta prevederile art. 23 din OUG nr. 34/2006 cu modificările şi completările ulterioare, prin care este interzisă divizarea contractului de achiziţie publică, aspect sancţionat de acelaşi act normativ amintit, conform prevederilor art. 293, lit. a).

Laurenţiu Bogdan NOVĂCESCU

Expert Achiziţii Publice