Ai idee cum sunt percepute emailurile tale? Fara a auzi inflexiunile vocale si fara a vedea expresiile faciale, este foarte greu sa interpretezi ce simte persoana de la celalalt capat al casutei postale online. Semnele de exclamare si emoticoanele te pot ajuta pana la un anumit punct, dar nu sunt indicate in corespondenta de la locul de munca. Iar limbajul formal de business poate capata adesea conotatii negative, daca este scos din context.

Un articol de pe Wall Street Journal, citat de consultantul in strategie si managementul performantei Bernard Marr pe pagina sa de Linkedin, prezinta un exemplu de problema cauzata de emailurile enigmatice. In articol este mentionata povestea unui consultant care a trimis un plan detaliat de proiect clientului sau pe email si a primit inapoi doar un raspuns simplu de confirmare, de genul: "receptionat".

Consultantul se temea ca respectivul client era suparat sau dezamagit, cand, de fapt, el era multumit ca a raspuns la un mail fara a depune prea mult efort. Deci, cum te poti asigura ca vei transmite mesaje fara ca acestea sa para negative?  

Accentueaza partea pozitiva

In general, cuvintele pe care le alegi sunt la fel de importante precum tonul pe care il folosesti in conversatii. Iar atunci cand alegi in mod constant cuvinte si fraze negative, emailurile tale vor trada un fel de furie.

Negativismul nu este niciodata bun. Chiar daca nu iti convine o situatie, fa eforturi pentru a transforma emailurile in mesaje pozitive care primesc, de obicei, raspunsuri mai bune.

Cuvinte ca: nu se poate, prejudiciu, nu, eroare, imposibil, mic, pierdere, greseala, problema, refuz, oprire, in imposibilitatea de a , din pacate, escaladarea, urgent, incapacitate si nesanatos - toate au o conotatie negativa puternica.

Uita-te spre exemplu la aceasta fraza: „Din pacate, va fi imposibil sa terminam proiectul la timp din cauza problemelor pe care unii colegi le cauzeaza”. Sunt cam multe cuvinte negative intr-o singura fraza. Ai putea transmite acelasi mesaj cu usurinta, intr-un mod pozitiv: „Toata lumea trebuie sa predea partea sa de proiect pana joi, astfel incat sa finalizam lucrarile la timp.”  

Dupa cum poti vedea, totul tine de cuvintele pe care le alegi. Iar daca acel client mentionat in articolul din Wall Street Journal ar fi raspuns la email cu "Multumesc!" in loc de "Receptionat", poate ca acel consultant nu si-ar mai fi facut griji cu privire la calitatea muncii sale.  

Incearca sa utilizezi in mesajele online termeni pozitivi cum ar fi: beneficiu, este cel mai bine pentru, chestiune, subiect, progres, succes si valoros.  

Indicatii vs interdictii

Un mod simplu de a cadea in capcana negativitatii este sa faci o lista cu lucrurile pe care nu ai voie sa le faci la locul de munca, precum: „nu lasa mancarea sa se strice in frigider!” sau „nu intarzia la sedinte!”. Spunand chiar si "nu uita" este mai rau decat a spune "tine minte!".  

In loc sa le spui altora ce nu au voie sa faca, incearca sa le spui in schimb ce ar trebui sa faca: „va rugam sa va luati mancarea acasa la sfarsitul zilei” sau „te rog sa ajungi la sedinta cu cinci minute mai devreme”.

Sunt sanse mai mari ca oamenii sa se conformeze la o cerere pozitiva decat la o plangere negativa cu privire la comportamentul lor .