Indiferent de marimea unei companii, toate acestea au nevoie de un proces foarte bine organizat pentru managementul documentelor. Chiar daca discutam despre depozitare documente, administrare documente sau stocare documente, toate aceste activitati sunt incluse in managementul documentelor, iar acestea trebuie sa primeasca un grad ridicat de importanta, deoarece sunt extrem de responsabile de buna functionare a activitatii oricarei companii.

Managementul documentelor este piesa de rezistenta a „bucatariei” oricarei companii, indiferent de vechime, specific sau marime. De acest proces depinde organizarea interna si desfasurarea activitatii prestate, precum si rapiditatea cu care proiectele sunt livrate. Cu cat managementul documentelor si toate etapele pe care acesta le contine sunt cat mai bine controlate, cu atat evidenta proiectelor va fi mai clara si mai usor de urmarit, ceea ce duce la cresterea eficientei activitatii prestate de compania in cauza.

Managementul documentelor este un proces complex, ce include unele activitati foarte bine definite, fiecare avand o importanta mare pentru rezultatul final si buna functionare a structurii careia ii apartin. Astfel in cadrul acestui proces sunt incluse urmatoarele activitati:

• Depozitarea sau stocarea documentelor – aceasta este o activitate specifica, prin care documentele companiei sunt bine stocate pentru perioade de cativa ani (legea prevede minim 5 pentru anumite tipuri de date), pentru a fi usor de gasit in caz de nevoie si la cererea organelor autorizate. Desi poate parea simpla, activitatea de depozitare documente poate fi foarte complexe daca este realizat corespunzator. Sunt dsiponibile mai multe variante in care se pot depozita documente in functie de categorii, ani, proiecte si asa mai departe, in functie de dorintele fiecarei companii. Cu cat mai detaliata impartirea, cu atat mai bine organizata va fi stocarea datelor.
• Administarea documentelor – aceasta activitate presupune implicarea unui anajat sau a mai multor care sa se ocupe de activitatea de stocare documente si sa realizeze organizarea eficienta a acestora. In anumite companii mari, exista angajati cu atributii special destinate acestei activitati de administrare documente, care sunt direct responsabile de buna organizarea a acestora si de rapiditatea cu care acestea pot fi identificate la cerere.

Da, este recomandat. Asa cum precizam mai sus, exista anumite modalitati de a fluidiza acest proces si a-l face mult mai usor pentru cei care se ocupa, insa nu aceasta este cea mai simpla metoda. Acum, in Romania, exista companii specializate ce ofera toate activtiatile prezentate mai sus si anume: depozitare documente, administrare documente si stocare date. Practic, acesti provideri iau de pe umerii companiile si implicit a angajatilor acestora responsabilitatea reprezentata de managementul documentelor si si-o asuma integral. Apelarea la o astfel de companie garanteaza o serie de servicii de calitate executate in cel mai profesionist mod.