Într-un mediu de business competitiv, cunoașterea regulilor de etichetă și protocol este esențială atât în comunicarea verbală, cât și în cea scrisă. De la redactarea unui email, până la întâlnirile de afaceri, eticheta este cea care ne dictează felul în care acționăm în activitatea noastră profesională dar și modul în care suntem percepuți de către parteneri. Iată primele 5 reguli de etichetă în comunicarea scrisă pentru a dobândi un avantaj competitiv.
Verificarea numelui destinatarului
Prima regulă esențială în comunicarea scrisă este verificarea numelui celui care urmează să primească mesajul. Atât în mediul profesional, cât și în cel privat, comunicarea trebuie să fie eficientă. Pentru aceasta trebuie să te asiguri în primul rând că mesajul va ajunge la persoana la care trebuie să ajungă. Înainte de a trimite invitația, scrisoarea sau emailul, verifică dacă numele adresantului este corect. Fă o verificare si adresei ori domeniului. De asemenea, verifică dacă numele persoanelor care vor primi reply la email sunt corecte. Dacă mesajul trebuie văzut de mai multe persoane, acestea trebuie așezate în ordinea importanței. Folosește Reply all doar dacă întreaga listă de persoane trebuie să afle ceea ce transmiți.
Dacă trimiți din greșeală un email unei persoane căreia nu îi era destinat, aceasta trebuie contactată cât mai curând, rugată să ne scuze eroarea, să ignore mesajul, iar dacă este absolut necesar, i se poate solicita ștergerea acestuia.
Subiectul relevant
Una dintre cele mai importante reguli în comunicarea scrisă este relevanța. Într-un mediu în care se primesc zeci de mesaje zilnic, nimeni nu va fi interesat de un mesaj al cărui subiect este diluat, confuz, prea general ori deloc interesant. Subiectul emailului trebuie să reprezinte un brief de 3,4 până la 7 cuvinte ce rezumă conținutul mesajului și trebuie să îi ofere destinatarului un indiciu relevant, ușor de căutat într-o dată viitoare. Evita un subiect general, ambiguu precum și unul mai lung de 7-8 cuvinte. Nu este profesional să trimiți mailuri cu subiectul: “Draga mea”, “Întrebare”, “De la mine”, “Brief”, “Să nu uiți!”, “Atașat răspunsul corectat”, “Invitație la evenimentul de lansare al Asociației de Lupta Împotriva Discriminării și Susținerea Egalității de Șansa- 12.03.2018”
Adresarea potrivită
Cunoașterea regulilor de protocol este menită să îmbunătățească performanța în domeniul comunicării instituționale. Conform protocolului, formulele de adresare în comunicarea scrisă trebuie adaptate în funcție de ierarhie. Verifică funcția și statutul persoanei care primește emailul. În general într-un mediu profesional formulele de adresare vor fi Domnule / Doamnă + numele de familie. Într-un email către o persoană care deține o anumită poziție într-o organizație se va menționa și acesta: Domnule/Doamnă director urmat de numele întreg. Formulele de adresare nu se prescurtează.
Curtoazia a deschis întotdeauna uși ce păreau ferecate, așadar nu ezitați să vă arătați respectul și prețuirea pentru destinatar(ă): Stimate Domnule Profesor Ștefan Popescu, Distinsă Doamnă Marina Lungu etc. În comunicarea scrisă clasică alegeți cu mare atenție formulele de adresare așezate pe invitații sau scrisori, pentru demnitarii străini, conducătorii unor instituții partenere, destinatari cu funcții în conducerile organizațiilor internaționale sau ale organismelor legislative sau executive ale statelor (miniștri, senatori, șefi de misiuni diplomatice, șefi ai unor ordine religioase sau militare, etc)
Conținut clar
Conform etichetei în afaceri, nu este recomandat să trimitem un mesaj prea lung sau ambiguu care l-ar putea deruta pe cel care îl primește. Conținutul mesajului trebuie să fie clar și concis, întins pe maximum 3-4 paragrafe. Un paragraf nu ar trebui să depășească mai mult de 4-5 rânduri. Verifică întotdeauna mesajele înainte de a le trimite pentru a observa eventualele greșeli sau fraze neclare. În business nu sunt agreate emailurile cu prea multe abrevieri, de asemenea nu folosim excesiv sublinierea cuvintelor și nici semnele de exclamare. Nu trimite niciodată un mesaj fără să îl recitești și evită formulările care ar putea fi considerate sarcastice ori prea pretențioase. Pentru a evita orice interpretare, adoptă un stil cât mai formal. Pentru a facilita parcurgerea poți folosi numere, puncte / bullets, litere îngroșate, dar nu exagerăm cu fonturi diferite sau mesaje în culori nepotrivite.
Semnătura
Nu în ultimul rând, acordați importanță semnăturii, care ar trebui să se regăsească în orice mesaj. Ea trebuie să se supună aceleiași reguli generale în comunicarea scrisă, relevanța. Este indicat să utilizăm o semnătură în care să evităm detaliile inutile (fără fotografii, adresa de email, multiple numere de telefon alternative, desene incluse sau motto-uri inspiraționale etc). Semnătura electronică se folosește imediat după terminarea textului și trebuie să furnizeze informații precum numele, funcția, organizația, numărul de telefon și adresa poștală. In ultima vreme sunt agreate și semnăturile urmate de scurte mesaje CSR.
O comunicare scrisă bună, care să respecte regulile de etichetă reprezintă una dintre abilitățile profesioniștilor de succes, dar și o dovadă de respect pentru ceilalți.
Regulile extinse ale etichetei comunicării în afaceri le poți aprofunda în cadrul cursului avansat de Etichetă și Protocol în afaceri susținut de Cristina Turnagiu Dragna în perioada 21-22 aprilie 2018. Te așteptam alături de noi!
